数字档案馆（室）解决方案（40页PPT）

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数字档案馆 ( 室 ) 解决 方案 目 录 方案综述 2 技术方案 3 功能展示 4 案例介绍 方案综 述 加入星球获取更多更全的数智化解决方案 国家档案局《企业数字档案馆 ( 室 ) 建设指南》 通过企业数字档案馆 ( 室 ) 的建设，实现企业档案工作提升增 效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进提升 企业管理水平，为企业健康发展提供有效支撑。 ① 档案资源数宇化，通过对企业各类信息系统中形成的电子文 件归档和各类纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存 储各类档案信息； ② 档案管理信息化，企业数字档案馆 ( 室 ) 将档案管理业务流 程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案 的 收、管、存、用通过信息技术手段实现； ③ 档案服务知识化，企业数字档案馆 ( 室 ) 利用知识管理、大 数据等概念和技术，创新档案利用创新方式和方法，对档案信息进 行 深层次化加工和知识化组织，以档案利用为需求导向，有针对性 的 对企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。 《中华人民共和国档案法》 2020 年修 推进档案资源体系建设 ◆ 丰富和优化档案馆藏 ◆ 加强机关单位档案形成管理 ◆ 促进企业档案工作深入发展 ◆ 完善农业农村和城市社区档 案 管理 深化和拓展档案利用服务 ◆ 重点推进各级国家档案馆依 法 开放 ◆ 加强国家重点档案开发力度 ◆ 提高档案公共服务能力 加快档案管理信息化进程 ◆ 持续推进数字档案馆建设 ◆ 加快提升电子档案管理水平 ◆ 加快档案信息资源共享服务 平 台建设 强化档案安全保障 ◆ 持续加强档案馆库建设 “ 十四五”全国档案事业发展规划 档案价值的再提升 ◆ 档案是重要信息资源 ◆ 档案是独特历史文化遗产 ◆ 档案工作对党和国家各项事业 的 基础性、支撑性作用更Ⅱ 突出 新技术带来的挑战 ◆ 档案工作环境、对象、内容发 生 巨大变化 ◆ 创新档案工作理念、方法、模 式 ◆ 加快全面数字转型和智能升级 档案数字资源的建设要求 ◆ 加快档案资源数字转型 ● 深入贯彻落实习近平总书记“推动档案事业创新发展”的重要批示精神； ● 国资委【 79 】号文，所有央企 + 地方国企落实信创全替代 ( 信创 OA 、门户、邮箱、纪检、党建、栏案管理 ) 数字档案馆 ( 室 ) 建设 背景 系统分业务建设，信息壁垒，业务不畅 在档案管理 工作中遇到的问题 无法对档案进行全流程管理，栏案收集困难 档案数量大，档案分散、管理困难， 档案数字化程度不高，档案利用便利性低 档案来源众多，无统一标准，管理混乱 档案工作现状及存在的问 题 档案信息服务智能化等特点的数字档案馆 ( 室 ) 。 一体化管理 统一管理平台 二级 三级 集团总部 二级公司 ● 三级分公司 数字档案馆 ( 室 ) 总体建设目标 以统一化数字档案管理平台为首要建设目标，通过应用云计算、物联网、大数据等新技术，构建企业档案的收集、管理、保 存、利用服务。建设具备档案信息来源多元化、档案实体管理物联化、电子文件归档和接收自动化、档案数据存储集约化、 (1) 通过数字档案馆 ( 室 ) 的建设，消除分散在各部门的信息资源孤岛，满足大型企业集团集约化管理需要。 (2) 实现企业文档一体化管理，提高管理效率，为企业发展运营提供有力的支撑； (3) 构建一级数字档案全国统一管理平台，实现全集团内部档案有效共享，提高档案利用率； 4) 通过数字档案馆 ( 室 ) 建设，为企业经营决策提供有价值的参考经验。 统一数字档案管理平台 部门 总部 部门 工程 OA 指投 标 集约化管理 合同 财 穷 档案收集 档案管理 档案保存 档案利用 全面 规范 安全 便捷 黄 金 完整、真实企业发展历程记忆 建立集团统一管理平台 结合企业数字档案管理业务要求与行业实践研究，数字档案馆 ( 室 ) 业务建设目标包括以下四个方面：企业发展历程 记忆；建立集团统一档案管理平台；方便、快捷、有效地为生产经营服务；档案管理标准化。 · 立足高效、快捷的服务企业生产经营 , 支撑全类别档案管理， 整合集团 及省公司档案，实现档案在企业管理 各运营环节的有效共享 . · 完整、真实记录企业生产建设、经营管理等各 项活动，为未来展现企业发展全过程，为未来 留下移动记忆 建立集团统一的档案分类规则，构建完整的企 业档案数据中心，实现档案的完整视图，提升 企业档案管理水平与档案利用效率 档案管理标准化 方便、快捷、有效地为生产经营服务 数字档案馆 ( 室 ) 业务建设 目标 · 规范集团档案管理相关制度，提高 效率，为企业生产经营提供有效支 撑 业务目 标 … … 档案管理主要法规和依据 信息安全保密有关规定 业务标准与规范 技术标准规范 . … 《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》 《信息安全等级保护管理办法》 《信息系统安全等级保护定级指南》 《信息系统安全等级保护基本要求》 《信息系统安全等级保护实施指南》 《信息系统等级保护安全设计技术要求》 《档案信息系统安全保护基本要求》 《数字档案馆系统测试办法》 《数字档案馆建设指南》 《全国档案事业发展“十四五”规划纲要》 《档 案部门安全风险评估体系》 《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》 《数字档案室建设指南》 《数字档案室建设评价办法》 《数据中心设计规范》 GB50174-2017 《智能建筑设计标准》 《智能建筑工程质量验收规范》 《电子信息系统机房设计规范》 《综合布线系统工程设计规范》 《入侵报警系统工程设计规范》 《绿色档案部门建筑评价标准》 《电子文件归档与电子档案管理规范》 《照片档案管理规范》 《文书类电子文件元数据方案》 《电子文件管理系统通用功能要求》 《文书类电子档案检测一般要求》 《电子文件管理软件设计评价标准》 《版式电子文件长期保存格式需求》 数字档案馆 ( 室 ) 建设依据与遵循 标准 … 艹 ● ● 档案业务 标准化 协助建立全公司档案工 作规范、数据标准等统 一规则 运营体系 一体化 与云平台总体体系相匹 配 ，达到协同支撑 业务保障 技术保障 借鉴相关标准和 行业实践 应用软件 模块化 基于总体规划，以微服 务技术，实现软件可配 置化搭建 技术平台 集中化 数字档案馆 ( 室 ) 采用 平台集中的建设模式， 最大化共享服务能力 国产化和云计 算等关键技 术 数字档案馆 ( 室 ) 建设思路 数字档案统一管理平台以业务标准化，应用模块化、平台集中化，运营一体化为核心，以行业标准与实践、云平 台技术为保障手段，最终成为对企业管理、项目管理、经营管理的有效支撑平台 , PMO 项目理 档案业务规范架构方法 根据国家档案局发布的档号编制规则 DA/T13 、归档文件整理规则 DA/T22 、档案著录规则 DA/T18 , 我们建议可以 从归档范围、档案分类、整理模式和归档方式、著录项、保管期限、档号规则等六个纬度进行业务架构 档案业务规范框架 归档范围 企业有保存价值的各种载体的文件材料 档案分类 依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对栏案进行有层次的区分，并组成一定的体系 整理模式和归档方式 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章、编 目、装盒，使之有序化的过程。归档是文件向档案转化 的标志，是资料处理的终点、档案管理的起点。 著录项 著录项详细记录关联档案的各种信息，包括全宗号、公司编码、年度、栏案分类号等核心信息与非核沁信息。并且著录 项作为对档案的统计、检素等使用必要条件，在各公司均得到充分使用 保管期限 归档文件的保管年限，包括两大类，一类是通用期限， 一类是专门期限 档号规则 档案的唯一编 码 弋业莖匿 酬 箱 与性务硫票 基 税分析 销 缆 题 - - 具 规 如 概 I 具 板 一 与 查 化 无料家 组 度 种炎笠匮 法 规 公司管理度 京区 区 u e 方造 - 工 作 聚 础 大 家 验 淋 案 设备档案类 合同栏案类 招投标档案类 教学档案类 文书档案类 档案分类 党群档案类 实物档案类 人事档案类 运维档案类 ‘ 设计档案类 建立统一档案的分类规范 制定统一的档案规范。在集中性的档案管理系统中，必须细化至可操作的，以保证公司整体的一 形成详细可操作的分类及命名规 则 致性和互操作性 , 科技陛案类 声像档案 类 专利档案类 工程档案类 会计档案 类 审计档案 类 文书档案 公司收发文及各类归档文件 所有文书档案均须电子化存档 ( 不含国 秘件 ) 全宗号 - 年度 + 部门 + 保管期限 - 件号 文件级 合同档案 合同 、协议等 所有合同档案需要进行电子化存档 全宗号 - 年度 + 合同 + 保管期限 - 案卷号 - 件 号 项 目级 、文件级 工程档案 工程档案 ( 包括土建项目 、设 备安装 ) 所有工程档案均须电子化存档 全宗号 - 工程项目编码 - 件号 项 目级 、文件级 设备档案 全部电子化存档 全宗号 - 设备型号 - 件号 项 目级 、文件级 科研档案 全部电子化存档 全宗号 - 科研项目编码 - 件号 项 目级 、文件级 产品档案 全部电子化存档 全宗号 - 产品型号 - 件号 项 目级 、文件级 招投标档案 全部电子化存档 全宗号 - 年度 + 招投标 + 保管期限 - 案卷号 - 件号 项目级 、文件级 会计档案 会计报表 、会计帐簿类 、凭证等 财 务报 账 系统 、 ERP 系统对 接， 电子 化存档 全宗号 - 年度 + 标识 ( 凭证 、帐簿、报表 、 其它 + 机构 - 卷号 案卷级 审计档案 项 目审计等 所有审计档案需要进行电子化存档 全宗号 - 年度 + 审计 + 保管期限 - 案卷号 - 件 号 项 目级、文件级 专题档案 专题中的所有文件等，保管期久 所有专题档案需要进行电子化存档 全宗号 - 起始年度 + 专题 - 件号 项 目级 、文件级 权证档案 房屋产权证 、土地所有权证 、其他对公司 开展经营活动有重要查考价值的档案材料 所有权证档案均须进行电子化存档 ，保管 期限全为永久 全宗号 - 年度 + 权证 - 件号 文件级 声像档案 照片类、录像带类 、光盘类及其他 所有声像档案需要电子化存档 全宗号 - 年度 + 声像 + 类别 - 案卷号 - 件号 项 目级 、文件级 实物档案 荣誉、牌匾 、模拟手机等物品 、证 书 、 带企业标识的出版物 、卡 、信封等 实物档案以照片形式进行电子化存档 全宗号 - 年代 + 实物 - 件号 文件级 专利档案 专利申请的过程中形成的具有保存价值的 文件材料 纸质 、电子双套保存 全宗号 - 专利编码一件号 文件级 标准化档案 标准申请的过程中形成的具有保存价值的 文件材料 纸质 、电子双套保存 全宗号 - 标准编码 一件号 文件级 档案类型 描述 电子化归档需求 档号组成 管理层级 档案类型管理规 则 4 、 1 .1 编研立题 4 、 2.1 目录检索 4 、 3.1 栏目管理 4.3.4 档案展示 4 、 4 、 1 实体借阅 4.4.4 档案续借 4:1 .2 内容编辑 4.2.2 全文检索 4.3.2 信息管理 4 、 3.5 档案浏览 4.4.2 电子借阅 4L4.5 档案 协查 4.1 .3 编研发布 4 、 2.3 智能检索 4.3.3 档案收藏 4.3.6 评价管理 4.4.3 档案佛还 4.4.6 流 程定义 3.1 库房管理 3. 飞档案存储与备份 3.1 .3 温湿度登记 3.1 .4 档案安全检查 3.1.5 库房安全检查 3.2.1 档案存储 3.2.2 档案备份 3. 2.3 数 据恢复 1 .3 数据接口 1 .3.2 数据校验 1.3.5 接口管理 2.3 鉴定与销 毁 2.3.2 档案鉴定 2.3. 5 销毁清册 1 .1 登记录 入 1 .1 .2 数据导入 1 .1.5 数据质 检 2:1 档案管 理 2.1 .2 档案组 卷 2.1 .5 档案管理 1.2 档案扫 描 1 .2.2 影像处理 1.2.5 影像上 传 2.2 档案统 计 2.2.2 馆藏统计 1 .2.1 影像扫 描 1 .2.40CR 识 别 2.2.1 日档统计 2.2.4 利用统 计 1.3. 1 数据接 入 1 .3.4 接口台账 2.3.1 鉴定申 请 2.3.4 档案销 毁 1 .1 .3 文件挂 接 2.1.3 档号管 理 2.1 .6 报表编 目 1 .1.1 登记著 录 1.1 .4 离线采 集 2.1 .1 整理编 目 2.1 .4 档案归 档 4 、 1 档案编研 4.2 档案检索 4.3 信息发布与展示 4.4 档案 借阅 数字档案馆 ( 室 ) 全域业务 架构 1.2.3 影像质 检 1 .2. 6 批量挂 接 2.2.3 档案年 报 1 .3.3 格式转 换 2.3.3 销毁申 请 档 案 收 集 档 案 管 理 档 案 保 存 档 案 利 用 3.1 .1 档案入 库 3.1.2 档案出 库 数字档案馆 ( 室 ) 总体业务模型遵循档案工作的实际情况，覆盖档案业务“ 收”、“管”、“存”、“用 ”的全生命周期 档案收集 档案管理 档案利用 接收厍 二级 、三级公司 数宇档案系统 总部数字档案系统 电子拦宰接 收系统 库房智能化 管理系统 拦宰数字化 电子档宰长 期 档案保存 保存癸疵 文书、照片 : 视频等 发 布 利用 管理厍 长期保存 保存库 OA 系统 报销系统 接口 目录 、 全 $ 财务系统 ERP 系统 数字档案馆 ( 室 ) 全域业务 模型 挡宰门户 档案展示 档宰调阅 档宰检索 挡宰共享 工程系统 BIM 系 统 利用库 数字档案馆 ( 室 ) 全域数据流程框架 档案收集 档案管理 档案保存 档案利用 其他介质档案 管理库 保存库 用户 档案检素 信息发布 档案展示 档案借阅 档案编研 利用库 各部门 文书 工程 会计 等业务 正文、附件、 处理单 实物档案 纸质档案 栏案入库 档案出库 档塞盘点 温湿度登记 档案安全检查 库房安全检查 档案台账 档案整理 档案归档 档案管理 报表编且 档案统计 档案鉴定 档案销毁 接口服务 自动接收 / 手工接 收 手工操作 数据录入 ( 导 入 ) 数字化 转换 收集库 接收方式一： 档案管理员可定期执行归档动乍，系统 将根据相关类别归当规则以及档案目 录 ，自诽执行归档动作 档案数字化转换 在系统自动执行归档动作之后 ，会同步 更新业务系统相